Saiba o Que é o 5w2h e Como Usar para Um Plano de Ação

Você já se pegou em uma situação onde precisa organizar um projeto ou uma atividade e não sabe por onde começar? Pois é, essa é uma situação comum no ambiente profissional e pessoal.

E é aí que entra o 5W2H, uma ferramenta poderosa e simples de usar, que pode transformar a maneira como você planeja e executa ações.

Neste artigo, vamos explorar o que é o 5W2H, como usá-lo para criar um plano de ação eficaz e como ele pode beneficiar você e sua equipe.

O Que é e o Que Significa 5W2H?

O 5W2H é uma metodologia de planejamento e gestão cujo objetivo é organizar tarefas e projetos de forma clara e objetiva.

A sigla 5W2H representa sete perguntas essenciais que devem ser respondidas para garantir um plano de ação bem estruturado. As letras “W” e “H” referem-se às iniciais das palavras em inglês que compõem as perguntas:

• What (O que?)
• Why (Por que?)
• Where (Onde?)
• When (Quando?)
• Who (Quem?)
• How (Como?)
• How much (Quanto custa?)

Quais as Perguntas do 5W2H?

Para que você entenda melhor, vamos detalhar cada uma das perguntas do 5W2H:

1. What? (O que?)
• O que precisa ser feito? Defina claramente a tarefa ou o objetivo.
2. Why? (Por que?)
• Por que essa tarefa ou objetivo é importante? Justifique a necessidade ou a importância da ação.
3. Where? (Onde?)
• Onde a tarefa será realizada? Identifique o local ou ambiente onde a ação acontecerá.
4. When? (Quando?)
• Quando a tarefa deve ser concluída? Estabeleça um prazo ou cronograma.
5. Who? (Quem?)
• Quem será responsável pela execução? Atribua responsabilidades a pessoas ou equipes específicas.
6. How? (Como?)
• Como a tarefa será realizada? Descreva o método ou o processo necessário para executar a ação.
7. How much? (Quanto custa?)
• Quanto custará a execução da tarefa? Estime os recursos financeiros e materiais necessários.

Qual é o Objetivo Principal do 5W2H?

O principal objetivo do 5W2H é fornecer uma visão clara e detalhada de qualquer tarefa ou projeto, facilitando a sua execução.

Ao responder a essas sete perguntas, você elimina dúvidas e incertezas, garantindo que todos os envolvidos entendam o que precisa ser feito, por que, onde, quando, quem fará, como será feito e quanto vai custar.

Além disso, o 5W2H ajuda a identificar possíveis obstáculos e prever necessidades de recursos, o que contribui para um planejamento mais eficiente e eficaz.

Dessa forma, você pode evitar surpresas desagradáveis durante a execução do plano e garantir que tudo seja realizado conforme o esperado.

Ao responder às sete perguntas da metodologia, você garante que todos os detalhes da ação estejam definidos, desde o objetivo principal até as responsabilidades de cada participante. Isso contribui para:

• Maior clareza e objetividade: O 5W2H elimina ambiguidades e garante que todos os envolvidos no plano estejam cientes do que precisa ser feito, por que precisa ser feito e como será feito.
• Melhor organização e planejamento: A metodologia permite organizar as etapas da ação de forma lógica e sequencial, facilitando o acompanhamento do progresso e a identificação de possíveis gargalos.
• Aumento da eficiência e produtividade: Com um plano claro e bem definido, a equipe pode trabalhar de forma mais eficiente, evitando retrabalho e desperdício de tempo.
• Maior controle e acompanhamento: O 5W2H facilita o acompanhamento do progresso da ação e a identificação de desvios do plano original, permitindo que sejam feitas correções a tempo.
• Melhora na comunicação: A clareza e objetividade do plano facilitam a comunicação entre os membros da equipe, evitando mal-entendidos e conflitos.

 

Qual a Vantagem Em Aplicar o 5W2H?

Aplicar o 5W2H em seu planejamento traz diversas vantagens. Primeiramente, a clareza que a metodologia proporciona é fundamental para evitar mal-entendidos e garantir que todos os envolvidos estejam na mesma página.

A organização das informações facilita a comunicação e a tomada de decisões, além de permitir um acompanhamento mais preciso do progresso das atividades.

Outra vantagem é a possibilidade de identificar problemas antecipadamente. Com o 5W2H, você consegue prever dificuldades e planejar soluções antes que os problemas afetem a execução do plano. Isso resulta em maior eficiência e menor desperdício de recursos.

Além disso, o 5W2H é uma ferramenta versátil, que pode ser aplicada em diferentes contextos e tipos de projetos, desde atividades simples do dia a dia até grandes projetos empresariais.

Para Quem a Ferramenta 5W2H é Indicada?

A ferramenta 5W2H é indicada para qualquer pessoa ou organização que precise planejar e executar tarefas de maneira organizada e eficiente.

Ela é amplamente utilizada em empresas de todos os setores, desde pequenas startups até grandes corporações, mas também pode ser aplicada em contextos pessoais e acadêmicos.

Profissionais de diversas áreas, como gestão de projetos, marketing, recursos humanos e logística, podem se beneficiar do uso do 5W2H.

Além disso, empreendedores, estudantes e qualquer pessoa que precise organizar suas atividades de forma mais eficaz pode utilizar essa metodologia.

Quando Aplicar o 5W2H?

O 5W2H pode ser aplicado em diversas situações, sendo especialmente útil quando se trata de planejar e organizar tarefas complexas ou que envolvem várias etapas. Alguns exemplos de quando aplicar o 5W2H incluem:

• Planejamento de projetos: para garantir que todos os aspectos de um projeto sejam considerados e bem gerenciados.
• Gestão de processos: para melhorar a eficiência e a qualidade de processos operacionais.
• Implementação de mudanças: para organizar a transição e garantir que todas as etapas sejam cumpridas.
• Planejamento estratégico: para definir metas e objetivos de longo prazo e as ações necessárias para alcançá-los.
• Resolução de problemas: para analisar uma situação problemática e definir ações corretivas eficazes.

4 Exemplos de 5W2H

Vamos ver quatro exemplos práticos de como o 5W2H pode ser utilizado:

Exemplo 1: Lançamento de um Produto

Etapa	O que?	Por que?	Onde?	Quando?	Quem?	Como?	Quanto custa?
1. Definição do Produto	Identificar o novo produto a ser lançado	Atender nova demanda dos clientes	N/A	1º mês	Equipe de desenvolvimento de produto	Pesquisa de mercado e desenvolvimento de conceito	R$ 50.000
2. Testes de Qualidade	Realizar testes de qualidade	Garantir a funcionalidade e segurança	Laboratórios internos e externos	2º mês	Equipe de qualidade	Realização de testes rigorosos e ajustes necessários	R$ 100.000
3. Campanha de Marketing	Criar campanha de marketing	Aumentar a visibilidade e engajamento	Principais capitais	3º mês	Equipe de marketing	Desenvolvimento de campanhas publicitárias, mídias sociais e anúncios	R$ 250.000
4. Treinamento da Equipe	Treinar a equipe de vendas	Preparar a equipe para vendas	Sede da empresa e filiais	3º mês	Equipe de RH e treinamento	Workshops e treinamentos presenciais e online	R$ 100.000
Total	Lançar um novo produto no mercado	Aumentar participação de mercado	Mercado nacional	3 meses	Equipes de desenvolvimento, marketing e vendas	Desenvolvimento, testes, marketing e treinamento	R$ 500.000

Exemplo 2: Implementação de um Novo Software

Etapa	O que?	Por que?	Onde?	Quando?	Quem?	Como?	Quanto custa?
1. Seleção do Software	Escolher o software de gestão	Melhorar eficiência operacional	Sede e filiais	1º mês	Equipe de TI e consultores	Análise de necessidades e seleção do software adequado	R$ 50.000
2. Configuração	Configurar o software	Garantir funcionamento adequado	Sede e filiais	2º e 3º mês	Equipe de TI e consultores	Configuração personalizada e integração com sistemas existentes	R$ 100.000
3. Treinamento dos Funcionários	Treinar os funcionários	Facilitar a transição e uso eficaz	Sede e filiais	4º mês	Equipe de RH e TI	Sessões de treinamento presenciais e online	R$ 50.000
4. Monitoramento	Monitorar a implementação	Garantir sucesso na implementação	Sede e filiais	5º e 6º mês	Equipe de TI	Acompanhamento de performance e resolução de problemas	R$ 100.000
Total	Implementar novo software de gestão	Melhorar eficiência e integração	Sede e filiais	6 meses	Equipes de TI, consultores e funcionários	Seleção, configuração, treinamento e monitoramento	R$ 300.000

Exemplo 3: Organização de um Evento

Etapa	O que?	Por que?	Onde?	Quando?	Quem?	Como?	Quanto custa?
1. Reserva do Local	Reservar centro de convenções	Garantir espaço adequado	Centro de convenções na cidade	1º mês	Equipe de eventos	Contatar e reservar espaço	R$ 50.000
2. Contratação de Palestrantes	Contratar palestrantes	Atrair público e agregar valor	N/A	2º mês	Equipe de eventos	Negociação e contratação de palestrantes	R$ 100.000
3. Venda de Ingressos	Vender ingressos	Garantir participação e receita	Online	3º e 4º mês	Equipe de marketing e eventos	Plataforma de vendas online e campanhas de marketing	R$ 30.000
4. Coordenação de Logística	Coordenar logística	Garantir evento bem-sucedido	Centro de convenções	4º mês	Equipe de eventos e fornecedores	Contratação de serviços de catering, segurança, tecnologia etc.	R$ 20.000
Total	Organizar conferência anual	Promover networking e compartilhar conhecimentos	Centro de convenções	4 meses	Equipes de eventos, palestrantes e patrocinadores	Reserva, contratação, venda de ingressos e coordenação logística	R$ 200.000

Exemplo 4: Melhoria de Processos Internos

Etapa	O que?	Por que?	Onde?	Quando?	Quem?	Como?	Quanto custa?
1. Mapeamento do Processo	Mapear o processo atual de atendimento	Identificar gargalos e áreas de melhoria	Departamento de atendimento	1º mês	Equipe de qualidade	Análise detalhada do processo atual	R$ 10.000
2. Identificação de Gargalos	Identificar gargalos no processo	Melhorar eficiência e reduzir tempos	Departamento de atendimento	1º e 2º mês	Equipe de qualidade	Identificação e análise de problemas	R$ 10.000
3. Implementação de Melhorias	Implementar melhorias no processo	Aumentar a satisfação do cliente	Departamento de atendimento	2º mês	Equipe de qualidade e atendimento	Ajustes no processo e implementação de novas práticas	R$ 20.000
4. Treinamento da Equipe	Treinar a equipe de atendimento	Garantir a correta aplicação das melhorias	Departamento de atendimento	2º mês	Equipe de RH e qualidade	Workshops e treinamentos práticos	R$ 10.000
Total	Melhorar processo de atendimento ao cliente	Aumentar satisfação e reduzir tempo de resolução	Departamento de atendimento	2 meses	Equipes de atendimento e qualidade	Mapeamento, identificação de gargalos, implementação de melhorias e treinamento	R$ 50.000

Esses exemplos mostram como o 5W2H pode ser aplicado em diferentes tipos de projetos, proporcionando uma visão clara e detalhada de cada etapa, garantindo que todas as ações necessárias sejam planejadas e executadas de forma organizada e eficiente.

Como Fazer Um Plano 5W2H?

Para fazer um plano 5W2H, siga estas etapas:

• Defina o objetivo principal: comece identificando claramente o que precisa ser feito. Isso servirá como base para responder as demais perguntas.

• Responda a cada pergunta do 5W2H: use as perguntas para detalhar todos os aspectos do plano. Seja específico e claro em cada resposta.

• Documente as respostas: crie um documento ou uma tabela onde todas as respostas estejam registradas. Isso facilitará a consulta e a revisão do plano.

• Revise e ajuste: certifique-se de que todas as informações estejam corretas e completas. Faça ajustes conforme necessário para garantir a viabilidade do plano.

• Compartilhe com os envolvidos: garanta que todas as partes interessadas tenham acesso ao plano e entendam suas responsabilidades e prazos.

Como Fazer Uma Tabela 5W2H?

Criar uma tabela 5W2H é uma forma eficaz de visualizar e organizar seu plano de ação. Veja como fazer:

1. Abra uma planilha ou documento de texto: use uma ferramenta como Excel, Google Sheets ou Word.
2. Crie colunas para cada pergunta: nomeie as colunas como “O que”, “Por que”, “Onde”, “Quando”, “Quem”, “Como” e “Quanto custa”.
3. Preencha as respostas: insira as informações correspondentes a cada pergunta em suas respectivas colunas.
4. Revise e ajuste: Certifique-se de que todas as informações estejam corretas e completas.
5. Compartilhe com a equipe: distribua a tabela para todos os envolvidos no plano de ação.

Exemplo de Tabela 5W2H:

O que?	Por que?	Onde?	Quando?	Quem?	Como?	Quanto custa?
Novo site corporativo	Melhorar presença online	Online	4 meses	Marketing, TI, Agência	Análise, design, desenvolvimento, testes, lançamento	R$ 150.000

Colocando o 5W2H Em Prática

Colocar o 5W2H em prática envolve mais do que apenas responder às perguntas. É essencial garantir que o plano seja seguido e monitorado regularmente.

Aqui estão algumas dicas para a implementação eficaz do 5W2H:

1. Comunique-se efetivamente: certifique-se de que todos os envolvidos estejam cientes do plano e de suas responsabilidades.
2. Acompanhe o progresso: monitore regularmente o andamento das tarefas e faça ajustes conforme necessário.
3. Esteja preparado para mudanças: mantenha a flexibilidade para adaptar o plano às circunstâncias imprevistas.
4. Avalie os resultados: após a conclusão do plano, avalie os resultados alcançados e identifique áreas para melhoria futura.

Conclusão

O 5W2H é uma ferramenta simples, mas extremamente poderosa, para o planejamento e execução de ações.

Ao responder a sete perguntas essenciais, você pode garantir que seu plano seja claro, bem estruturado e eficaz.

Seja em projetos empresariais, atividades pessoais ou acadêmicas, o 5W2H pode ajudar a organizar suas tarefas de forma eficiente e alcançar seus objetivos com sucesso.